プライバシーマークを意識すること

最近は個人情報やセキュリティー対策には気を使う企業も多いですね。

個人情報流失などのニュースも相次いでいますし、その点がしっかりしているとお客様にも安心感を与えることができますし、利益の増大も見込めるようになってきます。

 

そのようにセキュリティー対策のため、さらに社内ルールの整備等でお勧めしたいのが、プライバシーマークなどの認証を取得する方法です。

プライバシーマークは財団法人日本情報処理開発協会によって運用されている制度で、個人情報の、収集、保管、利用、破棄などが適切に執り行われているか審査されるのです。

プライバシーマークを取得できれば信頼できる企業として、他社との差別化も図ることができるようになります。

他にも企業の情報資産全体を守るための指標としてISMS認証というのもあります

オフィスレイアウト業者ではこのプライバシーマークを取得するのと同じレベルでセキュリティーを強化したいという要望に対応しています。

おもな支援内容はセキュリティの集合研修、所有している個人情報の洗い出しの支援、業務フローのヒアリングをし、適したセキュリティポリシ−を策定する等になっています。

 

これならば社内だけでなくお客様の情報管理も厳重にできるようになり安心なのです

 

コスト削減を意識すること

不況の影響もありコスト削減に取り組んでいる企業も多いと思うのです。

コスト削減というと目立つ部分ばかり取り上げられますが、じつは目に見えない部分で思わぬ部分にコストがかかっているということもあるのです。

そのような無駄をできるだけ省きたいと思ったらオフィスレイアウトを請け負っている業者にお願いするとよいと思います。

そうすれば会社の現状を判断したうえで最適のアドバイスをもらうことができますよ。

実際にどのようなコスト削減対策を行っているのか興味があったため独自に調べてみることにしました。

 

まず初めはプリントアウトにまつわるコスト削減対策があげられます。

プリンタ周辺には放置されている印刷物が目立つということも多いです。そのような印刷物は廃棄処分とされますし、中には社外秘文書も含まれている場合もあり、セキュリティ的にも問題があります。

このような問題を解決させるためにプリンタ側での個人認証システムを採用します。

こうすることにより誰がいつプリントしたのか履歴が残り、それぞれの社員の意識改革に役立ちます。

 

次に情報伝達にまつわるコスト削減対策があげられます。

今までは情報伝達として、FAXや電話が利用されてきましたが、より迅速で確実な情報伝達のためのインフラ構築、モバイル環境構築、さらにITを利用した早くて確実な情報伝達の実現が可能になります。

これにより通信費コストだけではなく時間コストの削減もできるようになるのです

 

 

ISOを意識すること

企業にとって多くのメリットが得られるといわれているのがISOです

ISOという言葉をよく聞きますが、実際に詳しくその内容を知っている方は少ないと思います。

そこでISOについて調べてみることにしました。

 

ISO14001とは、環境マネジメントシステムの国際規格で1996年に制定されました

簡単に言うと環境に負荷をかけない事業活動を行うように求めた規格のことを言うのです。

ISO14001を取得すると官公庁・自治体・グリーン調達企業への受注拡大をはじめとする様々なメリットを得られるようになるのです。

ですのでこれから業務拡大とともに環境への影響の最小化を目標にしていこうと思った時に積極的に取得しておくと便利になるのです。

 

ただISO14001を取得するのは非常に難しいといわれています。

というのも何をしなければならないかは書かれていますが、どの様に、どれだけやるかは明確な規定がありませんし、この点それぞれの企業に独自に決めていく必要があるのです

また規格書には全社員が対象となるような要求事項が書かれているため全社員が取り組む必要があります

その結果、部門間の調整・進捗管理・審査機関との交渉など多くの仕事が発生し、責任者の負担もより大きいものになるのです

また各社それぞれの社内事情に合わせて要求事項に対する具体的な活動を文書化する必要があります

これだけのことをすべて自社でやろうとしても無理な話だと思います。

 

このようなときにオフィスレイアウト業者にISO取得に必要な文書の維持管理・文書の共有・文書の電子化を効率的に運用するサポートを行ってもらうことにより、負担なくISO14001を取得することができるようになるのです